Опасности быстрого выполнения задач: что нельзя делать быстро

Опасности быстрого выполнения задач: что нельзя делать быстро

Мозг устроен таким образом, что ему комфортнее всего фокусироваться только на одной задаче. Когда мы обрушиваем на него водопад информации, работа только замедляется, не принося должного результата.

Эрл Миллер (Earl Miller), нейробиолог из Массачусетского технологического института, исследования которого направлены на изучение механизмов работы памяти, полагает , что попытки сосредоточиться на нескольких делах приводят в сильным перегрузкам мозга.

Когда люди думают, что выполняют несколько дел одновременно, они фактически очень быстро переключаются с одной задачи на другую. И каждый раз, когда они так поступают, тратятся определённые познавательные ресурсы.

Эрл Миллер

Постоянное переключение внимания с одного на другое пагубно сказывается на нашей производительности и когнитивных функциях, потому что во время этого процесса активно расходуется глюкоза, необходимая мозгу для поддержания концентрации. Именно из-за того, что мозгу быстро становится нечем подпитываться, мы так устаём, работая в режиме многозадачности.

Когда мы завершаем выполнение какой-то небольшой задачи (отправляем электронное письмо, отвечаем кому-то на сообщение, публикуем твит), мы подкармливаем свой мозг маленькой порцией дофамина — гормона удовольствия.

Нашему мозгу нравится получать вознаграждение, и поэтому он поощряет нас переключаться между мини-задачами, выполнение которых дарит чувство мгновенного удовлетворения. Быстрый фидбэк приносит удовольствие от переключения, человек начинает зависеть от него, а это может оказаться крайне опасным.

Это в какой-то мере порочный круг. Нам кажется, что мы перелопачиваем тонну работы и совершаем массу полезных вещей, а на самом деле не делаем вообще ничего (или делаем очень незначительные вещи, которые не требуют особых умственных затрат).

Связанные вопросы и ответы:

Почему некоторые задачи требуют внимательного и тщательного выполнения, а не быстрого

Когда мы стремимся сделать что-то быстрее и эффективнее, мультизадачность может показаться привлекательным подходом. Однако, в реальности она может представлять опасность и негативно сказываться на производительности.

Вот несколько основных причин, почему стоит избегать мультизадачности, если хочешь работать быстрее и эффективнее.

• Рассеивание внимания.

Выполнение нескольких задач одновременно может привести к поверхностной обработке информации и снижению качества выполнения задач. Мы становимся менее фокусированными и склонными к ошибкам.

• Ухудшение качества работы.

Когда мы переключаемся между задачами, наш мозг тратит время на перестройку и адаптацию к новой ситуации. Это может привести к потере продуктивности и снижению качества работы. Задачи, выполненные в режиме мультизадачности, могут быть менее тщательно проработаны и более подвержены ошибкам.

• Потеря времени.

Кажется логичным, что занимаясь несколькими делами одновременно, мы экономим время. Однако, переключение между задачами требует времени и усилий, чтобы перейти от одной задачи к другой. Это может привести к потере времени и увеличению общего времени выполнения задач.

• Увеличение стресса.

Мультизадачность может создавать дополнительный стресс и нагрузку на наш мозг. Постоянное переключение между задачами может вызывать чувство беспокойства, неуверенности и чувство неудовлетворенности. Это может негативно сказываться на нашем эмоциональном и физическом состоянии, а также ухудшать общее самочувствие.

В итоге, мультизадачность может создать иллюзию эффективности, но на самом деле она часто препятствует достижению нашей максимальной производительности. Чтобы работать быстрее и эффективнее, рекомендуется сосредоточиться на одной задаче за раз, устанавливать приоритеты и доводить задачу до конца, прежде чем переходить к следующей.

Какие последствия может иметь спешка при выполнении важных задач

«Я слишком занят, чтобы читать это!» — скажете вы.

Не волнуйтесь, это не отнимет у вас много времени. Пять минут, или, может быть, три, если вы прочтете бегло. «Но я не могу», — скажете вы. «Я опаздываю на встречу».

И вы бросаетесь бежать, наполовину пешком, наполовину бегом, и занимаете место в зале заседаний. Через несколько минут вы понимаете, что у вас пересечение встреч, поэтому вы приносите свои извинения и спешите присоединиться к конференц-связи. Ваш предстоящий день выглядит таким же суматошным, поэтому, пока вы разговариваете по телефону, вы отвечаете на электронные письма с пометкой «срочно», проверяете свой календарь и отвечаете на несколько сообщений.

Даже после возвращения домой нет никакого послабления. Вы как-то умудряетесь приготовить еду, уложить детей спать, сделать кое-какую работу по дому и подготовиться к презентации, которую вы проводите утром.

А завтра все начинается заново.

Знакомо ли вам это бешеное чувство, когда вы постоянно «на ходу»? Если да, то, возможно, вы страдаете от болезни спешки.

В этой статье мы рассмотрим, что такое болезнь спешки, каковы ее последствия и как ее избежать.

Что такое болезнь спешки?

Кардиологи Мейер Фридман и Рэй Розенман придумали термин «болезнь спешки» после того, как заметили, что многие их пациенты страдают от «изматывающего чувства срочности времени». Они определили болезнь спешки как «непрерывную борьбу и неустанные попытки выполнить или достичь все больше и больше вещей или принять участие во все большем и большем количестве событий за все меньшее и меньшее время».

Люди с болезнью спешки быстро думают, быстро говорят и быстро действуют. Они работают в режиме многозадачности и спешат наперегонки со временем, чувствуя, что на них давит необходимость все успеть, и раздражаясь при любом признаке проблемы. Они тоже повсюду. Профессор Ричард Джолли из Лондонской школы бизнеса недавно обнаружил, что 95% менеджеров, которых он изучал, страдают от этого состояния.

Что вызывает болезнь спешки?

Вы никогда не найдете больного спешкой человека с пустым ежедневником. Больные спешкой люди добросовестны и много работают, но им трудно осознать пределы того, что они могут взять на себя. Следовательно, они привычно берут на себя больше обязательств, чем у них есть времени.

Кроме того, наше круглосуточное состояние включенности означает, что мы все чаще страдаем от FOMO — боязни упустить что-то, поэтому мы не хотим отключаться и замедляться. Мы боимся, что сделка может сорваться, если мы не ответим на запрос быстро. Мы беспокоимся о том, как это будет выглядеть — взять отгул или отказать в выполнении задания. Эта потребность оставаться доступным означает, что люди, страдающие торопливостью, остаются постоянно «включенными».

Начав этот цикл паники, мы легко привыкаем к нему и даже смиряемся с ним, хотя он и вредит нам.

Каковы последствия болезни спешки?

Занятость обычно рассматривается как добродетель, но, когда занятость перерастает в болезнь, последствия могут быть тяжелыми. Вы теряете способность останавливаться и думать, и становитесь менее эффективным. Ошибки закрадываются в вашу работу, вы теряете из виду «общую картину», и качество вашей работы начинает падать.

Болезнь спешки увеличивает уровень стресса в вашем организме. Вырабатывается много гормона кортизол, который может вызвать долгосрочные проблемы со здоровьем, такие как депрессия. Это может повлиять и на ваши личные отношения. «Быстрые» рабочие привычки отправляются с вами домой, что осложняет взаимоотношения с друзьям и семьей. Ваш разум остается запертым в состоянии чрезмерной стимуляции, что вызывает усталость, беспокойство, раздражительность и неспособность расслабиться.

Как правильно оценивать ситуацию, чтобы понять, нужно ли торопиться

Внимание к мелочам является требованием ко многим профессиям, и природную способность заменяют алгоритмом последовательных действий. То есть человеку дается инструкция, что, как и в какой последовательности делать, на каком этапе проверить один элемент, на каком — другой. Собственно, алгоритм действий помогает вниманию не только в профессиональных вопросах. Выученное с детства правило: при переходе улицы сначала посмотри налево, затем — направо, — спасло не одну жизнь, заставило многих людей при определенных обстоятельствах быть намного внимательнее, чем обычно. Действовать согласно правилу, алгоритму — это первый совет, как повысить внимательность. Составьте для себя некий список дел или процессов, которые вам надо выполнить, например, по работе и придерживайтесь его. Первое время вы будете напоминать себе о своем алгоритме, в дальнейшем процесс пойдет автоматически.

Впрочем, очень важно не пускать все на «автоматический самотек» — очень часто наша невнимательность связана именно с этим: мозг настолько привыкает делать что-то на автомате, что уже не обращает внимания на то, что мы делаем, что видим или ощущаем в данный момент (именно этим пользуются карманники). Чтобы повысить внимательность, важно приучиться не просто скользить глазами по окружающей обстановке, но и концентрироваться на ней, иными словами переводить непроизвольное внимание в произвольное, фиксировать в голове то, что видишь или чувствуешь.

К сожалению, фиксировать все в принципе невозможно — у мозга в буквальном смысле будет перегрузка от такого объема информации. Изначально вся поступающая в мозг информация проходит жесткий фильтр, и то, что мозг считает незначительным, отбрасывается. Следствием этого процесса становится то, что вы не чувствуете часы или браслет на руке, если долго их носите (и этим опять же пользуются карманники). Важно вмешаться в этот процесс и самому, сознательно выбирать то, на чем сконцентрироваться . Этому навыку необходимо учиться, однако с течением времени данный процесс — хотя бы в некоторой своей части — будет даваться все легче и легче и позволить вам повысить более внимательным и стать наблюдательным.

1. Еще один совет прост и незамысловат: правильное питание и достаточный здоровый сон . Ждать внимательности от уставшего человека, страдающего от недостатка витаминов или чувства голода, невозможно. Недосыпание сказывается на внимательности — это общеизвестный факт.
Поспешность и торопливость — враги внимательности . Хотите развивать внимание — покончите с поспешностью раз и навсегда. Лучше все делать и планировать заранее. Всем известно, что рассеянность и невнимательность проявляются наиболее ярко, когда человек действует впопыхах. Здесь важно еще и то, что если мы не будем торопиться, у нас будет время остановиться на всех мелочах, проанализировать их. Ведь, как правило, невнимательность проявляется именно в них – мы упускаем какие-то важные детали.
2. Мотивация очень важна для тренировки внимания . Устойчивость внимания также зависит от мотивации. Тут следует заметить, что эти мотивации — разного плана. Во втором случае часто речь идет о непроизвольной мотивации. Но как бы то ни было — мотивирующий момент играет роль, поиски мотивации дают шанс улучшить внимательность.
3. Не стоит заниматься несколькими делами одновременно . Некоторые люди думают, что делая все сразу, они действуют продуктивнее. Хотя история знает и другие примеры, опыт показывает, что, как правило, среднестатистическому человеку лучше делать дела по очереди, действительно концентрируясь на каждом из них.
4. Тренировка памяти — еще один важный момент. Можно заметить какую-либо вещь — и забыть ее через секунду. Чтобы тренировать память, можно прибегнуть к различным упражнениям, от игры в «Мемо» до наблюдений за прохожими.

Как учиться делать вещи внимательно и точно, не жертвуя скоростью

Компания «ГРАЙН» работает на рынке профилей ПВХ почти десять лет, пройдя этапы от строительства завода, увеличения производственных мощностей, расширения своей доли на конкурентном рынке РФ и СНГ до достижения масштабов крупнейшего производителя оконного профиля в Уральском и Приволжском регионах. Приходится работать в жестких условиях конкурентной борьбы с крупными транснациональными компаниями, которые также имеют собственные производства в России и используют передовые промышленные и управленческие технологии, поэтому вопрос постоянного повышения эффективности производства является для компании «Грайн» необходимым условием выживания с первых дней ее существования.

Решение вопроса повышения производительности труда предполагает системный подход, который включает в себя вопросы эффективной организации материальных и нематериальных ресурсов компании. Укрупненно ключевые задачи, которые стоят перед компанией, а также реализованные на данный момент решения можно представить в виде семи шагов повышения эффективности.

В первую очередь, для высокой производительности труда необходим высокий уровень автоматизации производственных процессов. Переход от ручного труда к машинному позволяет увеличить темпы производства и скорость обработки информации, снизить вероятность ошибки, повысить прозрачность процессов. На заводе «Грайн» на сегодняшний день полностью автоматизирован процесс производства: начиная с момента загрузки сырья в приемные бункеры и до выхода готового профиля с экструзионных линий.

Из первого шага следует второй: высокий уровень автоматизации предполагает высокую квалификацию обслуживающего персонала. А это большая проблема, ведь на рынке труда не было и нет готовых специалистов требуемого профиля. Для решения этой задачи необходимо инвестировать время и средства в обучение и развитие сотрудников. В нашей компании на первоначальном этапе все руководители среднего звена и инженерно-технический состав прошли обучение на производстве Greiner в Австрии. Затем была создана система обучения сотрудников на рабочих местах. Все основные руководители, работающие сегодня на производстве, прошли ступени карьерного роста, начиная с упаковщиков, операторов, механиков. Благодаря системе наставничества и производственного обучения на местах организация может решить кадровые вопросы, а сотрудники получают возможность карьерного роста и дополнительную мотивацию.

Третий шаг: автоматизированное производство требует качественного обслуживания и быстрого ремонта. Перед инженерно-технической службой завода стоит наиважнейшая задача – обеспечить круглосуточную безостановочную работу всех агрегатов, механизмов, электронных систем, всей инфраструктуры. Как известно, гораздо эффективнее поломку предотвратить, чем в авральном режиме устранять последствия аварии. На заводе «Грайн» этот вопрос решает эффективная система круглосуточного контроля, обслуживания и диагностики оборудования для службы механиков и электриков. Например, для всех основных единиц промышленного оборудования заведены технические паспорта, в которых отражаются все регламентные и ремонтные работы. Для сокращения времени реакции на любые технические проблемы, механики и электрики переведены под управление начальников смен. Для всех сотрудников завода существует система мотивации, привязанная к общему результату, который отражает ключевые показатели эффективности производства.

Четвертый шаг – качество управления. Эффективность работы зависит от четкого распределения обязанностей и ответственности всех участников. Здесь формальными должностными инструкциями не обойдешься. Необходимо чтобы все ключевые сотрудники были вовлечены в процесс построения бизнес-модели. Для этого у нас в компании проводились стратегические сессии, на которых совместными усилиями, в процессе обсуждения и дискуссий формировался итоговый документ – оперограмма бизнес-процессов. Она представляет собой таблицу, в которой расписываются все этапы процесса производства по шагам, с указанием ответственных лиц: кто за каждый шаг в этом процессе отвечает, кто выполняет, кому передает, кто контролирует и т.д. Ценность этого документа заключается в том, что он отражает общее коллективное видение вовлеченных сотрудников. Вовлеченность в процесс обсуждения и построения бизнес-модели, позволяет закрепить ответственность «хозяина» каждого процесса за его участок работы и повысить сплоченность коллектива. Посмотреть оперограмму можно по этой ссылке .

Какие профессии требуют особой внимательности и медленного выполнения задач

Существует несколько гипотез, объясняющих, почему нам кажется, что время летит быстрее, когда мы становимся старше. Одна из них — так называемый эффект пропорциональности: в 40 лет год для человека проходит быстрее, чем для четырехлетнего ребенка, потому что в первом случае год лишь 1/40 прожитой жизни, а во втором — целая четверть.

Как избавиться от ощущения, что время течет слишком быстро и что жизнь пролетает мимо?Начните получать новые знания.

Патриция Костелло профессор психологии, Уолденский университет (Миннесота)

Многие связывают восприятие хода времени на разных этапах жизни с соответствующим количеством нового опыта. Когда мы что-то переживаем впервые, мозг сохраняет много новой информации, и у нас остаются яркие и насыщенные воспоминания. Поэтому создается впечатление, что эти воспоминания — о событиях детства и юности — формировались очень долго. Психолог Клаудия Хэммонд объясняет это так: «Мы так хорошо помним нашу молодость, потому что все у нас тогда было впервые — первая любовь, первая работа, первое путешествие без родителей, первый опыт самостоятельной жизни, первая возможность выбирать свой путь».

Напротив, когда мы следуем одному и тому же распорядку дня (а так обычно и бывает у взрослых), один прожитый день становится почти неотличим от другого, и время, как нам кажется, ускоряется. В зрелом возрасте мы, как правило, получаем меньше новых запоминающихся впечатлений, чем в детстве и юности.

Какие стратегии можно использовать, чтобы избежать ошибок из-за спешки

Изначально, люди рождаются с тремя реакциями на опасность: бороться, бежать или замереть. Если опасность такая, с которой мы можем бороться, — мы боремся. Если бороться мы не можем и нам необходимо спастись — мы убегаем. Если у нас нет ни той, ни другой возможности — мы замираем или прячемся.

«В течение жизни мы обычно выбираем одну реакцию на опасность, которая затем проявляется в большинстве случаев, — говорит Кашапова. — К сожалению, чаще всего эта реакция — замирание. Дело в том, что большая часть опасностей, с которыми встречается человек, — это социальные и психологические опасности, где невозможно бороться кулаками или физически убегать. Поэтому замирание и становится для многих «выученной» реакцией». Многочисленные эксперименты показывают: подвергаясь угрозе, люди часто не предпринимают действий, которые могут повысить их шансы на выживание. Так, например, во время смоделированной пожарной аварии в туннеле люди оставались рядом со своими автомобилями, даже когда они были скрыты дымом (Boer и Veldhuijzen van Zanten, 2002 год). Эта неспособность реагировать также наблюдается в реальных ситуациях, например, когда участники вечеринки не могут эвакуироваться из задымленного помещения (Cassuto и Tarnow, 2003). Интересно, что люди, живущие в особо опасных местностях, демонстрируют удивительное отсутствие знаний о рисках, связанных с их окружающей средой. Так люди,  жившие у вулкана Сент-Хеленс в 1981 году , не понимали опасности, связанной с извержением вулкана (Greene, 1981).

Как влияет спешка на качество производства и результаты работы

Перфекционизм многим знаком: хочется сделать все на высшем уровне и не ошибиться. Однако, не всегда это положительное качество, ведь может привезти к прокрастинации и потере времени. Рассмотрим, как не позволить перфекционизму бездарно отобрать нашу жизнь.

Один из главных минусов перфекционизма – это отрицательное взаимодействие с другой крайностью, а именно, с прокрастинацией. Дело в том, что стремление к идеальной работе может сделать нас слишком требовательными, что в конечном итоге сможет привести к отсрочке выполнения работы и необходимости дополнительно доводить ее до совершенства.

Хотя перфекционизм может помочь достичь большего качества, это также может потребовать значительного количества времени. Важно понимать, что стоит находить баланс между скоростью выполнения и качеством работы. Для этого можно использовать техники, такие как тайм-бокс — установление максимально допустимого времени на выполнение задания.

Одним из способов найти баланс между качеством и скоростью выполнения задач является установление приоритетов и концентрация на важных областях. Помните, что не всегда необходимо стремиться к совершенству во всех аспектах. Попытайтесь оценить, какие области идеально подходят для проявления перфекционизма, а где вы можете позволить себе работать быстрее, не жертвуя качеством.

Попробуйте BrainApps бесплатно

Начать занятия

Наконец, не забывайте, что перфекционизм, который отнимает много времени, может препятствовать саморазвитию и личному росту. Не позволяйте своему желанию сделать все идеально лишать вас возможности продолжать учиться и развиваться.